鲍氏族氏研究会全国性会议各承办单位：  

   为了把鲍氏全国性会议主办成功，根据今年3月鲍氏族史研究会福建分会成立大会在福建永泰成功召开的经验，起草了《鲍氏族史研究会全国会议会务指南》（试行），本规范大多数条款是福建会议成功举办的会务管理办法，现就有关内容进行有序整理，形成会务工作规范性文件，作为鲍氏族氏研究会今后全国性会议会务工作指南，望相关承办单位参照执行。试行期至2015年12月31日止。

                                               鲍氏族氏研究会2015-5-20

                         鲍氏族史研究会全国会议会务指南

                                    （试行）

   全国性会议能否成功召开，准备是前提，细节是关键，组织是重点。为了使鲍氏族史研究会的会务工作规范有序、富有成效，特就鲍氏全国性会议经费、会议主题、会议承办组织机构、资格复核、会前审核、会中步骤、议程等方面进行规范，以规范鲍氏族史研究会主办及各类型会议的会务工作。

   一、经费

1.1鲍氏各种类型会议经费均由承办单位负责筹集；

1.2.会议代表收缴的会务费不作为会议经费主要来源，只作为会议费的补充；

   二、资格

2.1申请承办会议的组织必须具备以下条件，才能够具备承办会议的资格：

2.1.1会议承办单位能够独立承担会议全部会务费的；

2.1.2有完整的组织机构和经济实体的；

2.1.3有承办会议一套组织运作与管理班子的；

2.2承办单位向主办单位提出书面申请，经过主办单位会长和三分之二副会长同意，才能够获得主办会议资格；

2.3承办单位在获得承办会议资格后，着手进行准备；

2.4主办单位在必要的时候有权利对承办单位的会议准备情况进行工作抽查、询问，直至组织专人进行检查等，以了解承办单位的实际情况，决定会议是否提前、推迟或者更换承办单位、会议地点等补救措施，以确保会议能够正常进行。

   三、会前筹备

3.1会前筹备会议

3.1.1会前筹备会议由承办单位负责召开，主办单位派代表参加。

3.1.2承办单位必须把会前筹备会议的时间与计划报主办单位会议负责人；

3.1.3筹备会在主办单位派代表参与下不少于三次。第一次筹备会在接到承办会议任务一个月内召开；第二次筹备会在大会前的三分之二时间内召开，第三次筹备会在大会前的三分之一时间内召开。

3.2第一次筹备会：

3.2.1主办单位主要负责人确认会议主题。

3.2.2会议由承办单位主持。

3.2.3会议重点研究讨论会务机构组成人员，组织程序，确定各地联络人员和联络方式。

3.2.4研究经费筹措，确立大会经费来源渠道和办法。

3.2.5宣传摸底，信息登记，建立会议档案，建立通讯网络。

3.2.6第一次筹备会议纪要要通报主办单位各副会长和副秘书长以上负责人。筹备会会议纪要由承办单位负责人负责落实撰写和报送。

3.3第二次筹备会：

3.3.1承办单位向主办单位书面呈报会议经费落实情况。

3.3.2主办单位根据承办单位会议经费、组织落实情况下达具体工作指导意见。

3.3.3建立大会工作组：秘书组，会务组，宣传联络组，接待组，报到组，安全保卫组，确定各组负责人。每组不少于三人。

3.3.2会议工作组分工：

3.3.2.1秘书组：

3.3.2.1.1负责大会所有文件材料的撰写、打印、装订，以及证书、请柬、纪念品券的打印；

3.3.2.1.2大会报到前一周，备好所有会议材料，包括晚宴桌次安排表等，尤其是会议指南和会务须知必须在第一天报到前分发；

3.3.2.2会务组：

3.3.2.2.1负责会场、舞台布置；会场秩序维护；负责照相；

3.3.2.2.2大会前三天，踩点会场、晚宴餐厅、照相地点；

3.3.2.2.3大会前一天，根据会议要求布置会场。基本内容有：背景墙、与会代名签、发言席、投影仪、音响、话筒、“手机静音，禁止吸烟”指示牌；

3.3.2.2.4大会前一天，对礼仪小姐进行颁发证书、奖章彩排，保证大会有序；

报到结束，及时整理会场座位，以免空缺太多或不足；

3.3.2.3宣传联络组

3.3.2.3.1各地联络员负责收集、填写参会人员及会员的相关信息资料（见表格）；负责做好参会人员在会议期间的相关工作，如，收取会员费、会议费等相关费用，统一领取纪念品券、领取会议资料，召集照相等等；

3.3.2.3.2大会前一周，落实参会人数、食宿人员名单，并报接待组；

3.3.2.3.3报到前，收取相关费用，以便统一报到，减轻报到处压力；

3.3.2.4接待组

3.3.2.4.1负责接待参会人员；嘉宾接待和接、送，食宿安排；

3.3.2.4.2大会前一周，汇总参会人数、食宿人员名单，以便预订房间（多预备3-5间）；

3.3.2.4.3报到前三天，住宿安排以表格式提供给酒店安排房号；

3.3.2.4.4报到前一天，接待车队以表格式安排，让车主与嘉宾对接；

3.3.2.5报到组

3.3.2.5.1负责会议报到，报到应安排16人左右流水线工作：签到→开票→收款（现场应备POS机）→分发会议材料（含纪念品、相片领取券）→引导住宿登记。

3.3.2.5.2报到前一天，以表格式安排报到工作，并在酒店现场对工作人员进行礼仪等岗前培训，做到定人、定岗、定时；

3.3.2.5安全保卫组

3.3.2.5.1负责参会人员的身心安全，如，突发病、意外伤等；

3.3.2.5.2晚会：负责节目筛选、彩排；晚会演员一般不外聘，以展示鲍氏家人才艺为主。

3.3.2.5.2大会前15天 前审查准备节目。

3.3.3第二次筹备会议纪要要通报主办单位各副会长和副秘书长以上负责人。筹备会会议纪要由承办单位负责人负责落实撰写和报送。

3.4第三次筹备会：

3.4.1检查会议准备情况

3.4.1.1参加检查的机构和人员：主办单位负责人和专家代表，承办单位负责人，承办单位所有会务组负责人。

3.4.1.1由主办单位派出专家和负责人组织的检查组对会议承办单位进行全面会议前期准备情况检查的内容：

（1）  听取会议承办单位会议准备情况的报告，并回答检查组的提问。

（2）  检查会务费准备落实的实际情况

（3）  检查承办单位各会务组组织落实情况

（4）  考察大会现场、接待酒店、接待车量、安全措施

（5）  其中承办的各种准备文件和材料，其中含《报到工作安排表》、《会议代表登记表》《会议指南》编制

（6）  会议开幕式等大会必要的议程准备

3.4.2承办单位针对检查组提出的问题进行自我核查各工作组组织与准备情况，把存在的问题一一对位落实。

3.4.3承办单位把第三次筹备会准备与落实的情况书面报告给主办单位。

3.4.4第三次筹备会议纪要和检查报告由主办单位起草和通报各副会长和副秘书长以上负责人。

3.5会议筹备重大注意事项：

3.5.1承办单位会议经费必须落实到位，组织工作落实到位。是否落实到位，主办单位组织有关专家和负责人进行实地检查得出结论。

3.5.2 大会合影照相，第一排一定要用座椅固定照相位置，第一排座位座次要排列清楚，各个座位要贴上会议嘉宾姓名，以便有序入坐。

3.5.3会场的投影仪、音响等设备要保证质量，为了以防不测，需要同时备用一套。

3.5.4大会要专人负责全程录像、录音；会后录像要编辑、录音要整理成文字，交《鲍氏文苑》编辑部发表和发布。这个问题很重要，谁来安排全程录像？

3.5.5筹备工作可根据工作进展情况召开多次磁头会。部署、检查，再部署、再检查，确保各项工作落实到人；

3.5.6遵循既分工明确，又配合默契的原则。

   四、会务

4.1会议议程

4.1.1会议议程要分上下午议程，上午和下午要设置二个休息时间段，每个休息时间不少于十五分钟，会议每个议题要设置到分钟。

4.1.2会议议程时间控制由会议主持人秘书控制和提醒。

4.1.3会议议程制定

4.1.3.1主持人职责、参会代表须知与注意事项。

4.1.3.2确立发言人发言主题、内容、时间，问题有结论。

4.1.3.3休息时间确立与控制。

4.1.3.4会议总结和任务布置。

4.1.4会议议程发送

4.1.4.1会议参会通知或者邀请函发出时，同时把会议议程（拟）一同发给参加会议代表或者嘉宾

4.1.4.2正式会议议程在与会嘉宾入住酒店时务必在第一时间内送达嘉宾手中。送达方式：嘉宾报到登记时把会议议程和有关会议材料一同放入文件袋中交给嘉宾；或者提前放入嘉宾入住的房间。

4.2会议接待

4.2.1核定所有参会人员通讯录

4.2.2制定与会主要嘉宾接待名录表：姓名、手机、到达时间、入住房间、离开时间、接送人员名称、手机、交通工具、接送车辆车牌号，注意事项。

4.3会议报到

4.3.1 参加会议代表报到登记，现场发送会议材料；

4.3.2会议嘉宾由接车人领至报到现场，领取会议材料，送至入住房间。

4.4会议材料

4.4.1会议指南：会议举办地介绍、参加会议嘉宾简介、会议议程，会议注意事项，会务组主要人员通讯录，接待人通讯录、会议举办地地图

4.4.2会议材料要装入文件袋

4.4.3会议材料要有专人负责保管和配送。

4.5会议碰头会

4.5.1正式会议前一天要召开会议各方的碰头会。参加会议的人：主办单位主要负责人、承办单位主要负责人、大会发言人、各会务组全体人员等。

4.5.2碰头会内容：会议由主办单位负责人主持，承办单位介绍会议准备情况，与大会发言人落实发言情况，落实大会正式召开有关事项。

五、大会

5.1.大会入场

5.1.1会场门口展示“手机静音，禁止吸烟”指示牌。入场完毕，全场巡回展示一遍，确保会场安静。

5.2大会开始：

4.2.1全程录像；

4.2.2主持人宣布大会须知：

（1）  注意着装整洁，注重个人仪表，树立鲍家良好形象；

（2）  注意提高警惕，不要将与会无关的人员带入会场和宿舍。保管好财物，贵重物品要寄存，防止丢失。外出活动时，要注意安全；

（3）  按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；

（4）  开会时手机设置静音，一般情况下不要外出接听或拨打电话；

（5）  不要酒后参加会议或开车；

（6）  发言简洁不跑题，一般情况下每个人不超过5分钟。发言时说解决问题的办法，不说影响团结的话。不轻易打断别人的发言。

4.2.3进行大会各项议程

5.3餐饮

5.3.1早餐 宾馆早餐

5.3.2中餐 简餐，不安排饮酒

5.3.2晚宴 简单不奢华。晚宴前分发全体合影照片、通讯录等。

5.4晚会。有条件的情况下由承办方组织，不强求。

5.5会后

5.5.1承办方召开布置会议报道工作报主办方负责会长审核批准发布。

5.5.2其他需要补充的内容及会议收尾工作。

完。